10 mẹo Google Drive PDF hay nhất mà bạn phải biết
Trong bài viết này, cùng Top Công Nghệ tìm hiểu một số tính năng của Google Drive PDF hay nhất mà bạn nên biết, qua đó có thể biến Google Drive thành một công cụ quản lý file PDF mạnh mẽ.
Google Drive hiện nay không còn chỉ là một trình chỉnh sửa và xem tài liệu online nữa. Các tính năng mặc định liên quan đến file PDF giúp nó trở thành một công cụ PDF hoàn hảo. Ngoài ra các ứng dụng và chức năng của bên thứ ba còn giúp Drive mạnh mẽ hơn nhiều. Hãy cùng xem qua 10 mẹo tính năng hay nhất để quản lý Google Drive PDF tốt hơn ngay dưới đây nhé.
Lưu file PDF vào Google Drive từ Chrome
Chrome là một trình xem PDF tuyệt vời, nhưng nó cũng còn thể dễ dàng lưu file PDF vào Google Drive của bạn. Bạn thậm chí không cần phải mở Drive bởi vì PDF viewer có thể xử lý mọi thứ. Tuy nhiên, để làm điều này, bạn sẽ cần tiện ích mở rộng Save to Google Drive, vì vậy hãy nhớ tải xuống tiện ích mở rộng đó ở cuối mẹo này.
Bây giờ, chúng ta có thể dễ dàng lưu các file PDF thẳng vào Drive. Trước tiên, hãy mở file bạn muốn lưu vào Drive của mình trong trình xem PDF của Chrome, sau đó nhìn lên đầu trang với các tính năng điều khiển bổ sung. Nếu bạn không nhìn thấy các thiết lập này, hãy di chuyển chuột lên đầu trang.
Bây giờ nhấn vào nút Print, trong phần Destination chọn Save to Google Drive và nhấn Print. Bây giờ nhấn vào See more để thấy tùy chọn Save to Google Drive.
Sau đó Chrome sẽ upload PDF của bạn vào Google Drive. Việc này có thể mất một chút thời gian với những file lớn hơn, do đó hãy kiên nhẫn một chút.
Download tiện ích: Save to Google Drive
>> Xem thêm: Phần mềm chỉnh sửa file PDF miễn phí
Tìm kiếm bằng Optical Character Recognition (OCR)
OCR – tìm kiếm bằng nhận dạng ký tự quang học – là một công nghệ lấy văn bản từ hình ảnh và PDF rồi chuyển thành tài liệu có khả năng tìm kiếm và chỉnh sửa.
Để dùng OCR với Google Drive PDF, bạn chỉ cần click chuột phải vào file rồi chọn Open with > Google Docs. Sau khi mở file ở định dạng Google Docs, lưu file lại lần nữa và bây giờ bạn có thể tìm kiếm tài liệu của mình dễ dàng.
Xuất bản tài liệu sang PDF
Nếu bạn muốn chuyển một file Google Doc sang PDF thì chỉ cần mở tài liệu này bằng Docs. Sau đó chọn vào File > Download > PDF Document.
Scan tài liệu sang PDF bằng điện thoại
Việc lưu thông tin vật lý lên đám mây mang lại lợi ích to lớn mà không cần giấy tờ, đặc biệt là với công nghệ OCR của Google Drive. Nếu cần sao lưu biên lai hoặc tài liệu quan trọng, bạn có thể chụp ảnh và tự động chuyển thành file PDF.
Để bắt đầu, hãy tải xuống và mở ứng dụng Drive. Sau đó, nhấn vào biểu tượng Dấu cộng ở phía trên các công cụ điều khiển. Trong cửa sổ pop-up, nhấn vào Quét (Scan). Chụp ảnh những gì bạn muốn quét và Drive sẽ tự động chuyển nó thành tệp PDF.
Sau khi chụp ảnh, bạn sẽ thấy một số tùy chọn chỉnh sửa ở góc trên cùng bên phải. Dấu cộng ở phía dưới bên trái cho phép bạn tải lên một số ảnh và tải chúng lên dưới dạng một file PDF duy nhất. Sau đó, check vào ô ở góc dưới bên phải để đặt tên và lưu tài liệu vào Google Drive.
Download: Google Drive for Android
Chú thích file PDF bằng Google Drive Comments
Gần đây, Google đã thêm khả năng đánh dấu (highlight) các file PDF trong Google Drive. Khi bạn đang xem Google Drive PDF, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm nhận xét (Add a Comment) ở trên cùng bên trái.
Sau đó, đánh dấu khu vực mà bạn muốn nhận xét. Ta có thể kéo hộp highlight lên những phần mình muốn chú thích rồi nhập comment vào trong hộp.
Những nhận xét này sẽ không bị mất nếu bạn lưu file PDF vào máy tính của mình, do đó những người khác vẫn có thể theo dõi những nội dung bạn đã highlight vô cùng dễ dàng.
Thêm, xóa và sắp xếp lại trang bằng DocHub
Người dùng có thể dễ dàng thêm hoặc xóa các trang cụ thể trong tệp PDF với DocHub. Tiện ích bổ sung này có nhiều tính năng tuyệt vời, tuy nhiên lại không có nhiều tiện ích mở rộng cho phép bạn chỉnh sửa các trang trực tiếp.
Đầu tiên, hãy truy cập trang web DocHub và đăng nhập bằng tài khoản Google mà bạn muốn truy cập. Sau khi thêm DocHub vào Google Drive, hãy nhấp chuột phải vào file PDF trong Google Drive và chọn Open With > DocHub.
Khi tài liệu được mở, hãy nhấp vào nút ở trên cùng bên trái (nhìn tương tự như icon lưới 3×3). Nút này sẽ mở sidebar của trình quản lý trang. Bạn có thể kéo các trang xung quanh trong sidebar này để quản lý chúng hoặc sử dụng các nút bên dưới để thêm và xóa file.
Ký Drive PDF bằng HelloSign hoặc DocuSign
Trình xem PDF tích hợp của Chrome có khả năng điền vào các file PDF rất tốt, nhưng nếu bạn muốn thêm các thành phần khác như checkmark, chữ ký hoặc thông tin lặp lại, bạn có thể muốn xem qua các dịch vụ như HelloSign (hiển thị ở trên) hoặc DocuSign.
Cả hai đều có giao diện hiện đại cho phép nhanh chóng làm quen, vẽ và import ảnh chữ ký để ký vào các tài liệu. Các tài khoản miễn phí của hai dịch vụ này cũng có các tính năng tương tự nhau.
Nếu bạn muốn cộng tác và chia sẻ nhiều file PDF thì có thể chuyển sang sử dụng gói dịch vụ trả phí.. HelloSign cho phép bạn gửi ba tài liệu mỗi tháng miễn phí, trong đó DocuSign chỉ cho phép bạn gửi tổng cộng ba tài liệu trong suốt quá trình sử dụng miễn phí.
Hợp nhất các file PDF bằng PDF Mergy
Nếu bạn muốn tìm hiểu cách hợp nhất các tệp PDF trong Google Drive, PDF Mergy chính là lựa chọn phù hợp nhất bởi các tính năng mạnh mẽ và dễ sử dụng của mfinh.
Để kết hợp các file PDF trong Google Drive, hãy cài đặt PDF Mergy. Sau khi cài đặt, hãy chọn tất cả các filePDF bạn muốn hợp nhất. Bạn có thể chọn nhiều filetrong Google Drive bằng cách giữ nút CTRL và nhấp vào từng tệp.
Khi bạn đã chọn tất cả các file bạn muốn kết hợp, hãy nhấp chuột phải, di chuột qua Open With và nhấp vào PDF Mergy. Các file bây giờ sẽ xuất hiện trên trang web PDF Mergy.
Khi bạn đã hài lòng với lựa chọn tệp, hãy nhấp vào nút “Merge” màu xanh lam. Cuối cùng là đặt tên và lưu cục bộ hoặc vào Google Drive.
Download: PDF Mergy
Chia tài liệu thành nhiều trang bằng Split PDF
Nếu bạn muốn chia một tệp PDF thành một file trên mỗi trang, hãy thử sử dụng công cụ Split PDF. Cái tên cho thấy chức năng chính của nó, nhưng nó chứa một số tính năng bổ sung khiến nó trở thành một bộ chỉnh sửa PDF hữu ích.
Nếu bạn muốn chia một file PDF, hãy lưu ý rằng Split PDF đi kèm với một số hạn chế. Dù người dùng có thể chia tài liệu mà không cần tài khoản, nhưng đăng ký một tài khoản (miễn phí) sẽ cho phép chia được nhiều tài liệu hơn.
Tuy nhiên, các tài khoản miễn phí bị giới hạn trong việc chia nhỏ một số tài liệu nhất định mỗi ngày, trong khi các thành viên trả phí có thể chia bao nhiêu tùy thích. Gói trả phí là 2,99 USD một tháng hoặc 47 USD trong hai năm.
Để chia nhỏ một file PDF, hãy tải xuống và cài đặt tiện ích mở rộng. Sau đó, nhấp vào nút tiện ích mở rộng trên trình duyệt của bạn và bạn sẽ thấy trang tải lên PDF.
Chọn biểu tượng Drive để tải lên qua Drive và tải tệp PDF của bạn lên. Sau đó, đợi Split PDF xử lý nó. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Split ở dưới cùng bên phải. Sau khi hoàn tất quá trình chia nhỏ, bạn sẽ nhận được một thư mục nén chứa mọi trang của PDF dưới dạng một file PDF riêng lẻ.
Download: Split PDF
Tiết kiệm dung lượng lưu trữ bằng SmallPDF
Các file PDF lớn có thể chiếm nhiều dung lượng Google Drive giới hạn của bạn. Nếu bạn muốn tạo thêm dung lượng trên Drive của mình, SmallPDF có thể giúp giảm kích thước file PDF đáng kẻ.
Để sử dụng công cụ, hãy tải xuống và cài đặt tiện ích mở rộng. Mở ứng dụng, sau đó nhấp vào From Google Drive trên màn hình upload. Chọn file PDF bạn muốn nén, sau đó nhấp Choose.
SmallPDF sẽ cung cấp cho bạn một tùy chọn cao cấp để nén file PDF ở một mức độ cao hơn, nhưng tính năng nén thường vẫn có thể hoạt động rất tốt. Trong quá trình thử nghiệm, SmallPDF đã thu nhỏ một file PDF 8MB thành một file chỉ chiếm 800KB!
Download: PDF Compressor
from Top Công Nghệ https://ift.tt/3d9iSsy
via IFTTT
Comments
Post a Comment